6 Office Organization Ideas That Make Work-Life Easier

Emma Davis

Redactor de contenido

Sep 19, 20242089 Vistas

6 Office Organization Ideas That Make Work-Life Easier

ÍNDICE

Is getting organized your 2017 New Year’s resolution? If so, today’s blog post will certainly come in handy! We asked an advertising agency’s talented team for advice and office organization ideas to share with you. These experts shared a variety of tricks and tips for managing their hectic workdays and completing tasks with ease and style. From delegating tasks to effectively organizing their inbox, these savvy professionals clearly know how to get the job done, efficiently and quickly.

6 Easy Office Organization Ideas to Try

#1: Delegate, Delegate, Delegate! Is there a task that you’re doing that you utterly dread? Is there a task that you feel is not actually part of your job? We can help you figure out when delegation is the best way to go. Just take some time to think about it and consider whether or not it would be wise to delegate the dreaded task to a junior employee. If you’re really drowning and there’s no one available to complete the mundane office duties, consider hiring an efficient intern. #2: Set Reminders on Your Calendar App A longtime favorite organization tip is setting reminders on calendar apps for tasks or project deadlines. First, set a reminder for the date it must be completed. Then, set another reminder to alert you when each project component is due for consolidation. Set a third reminder during the process, so you remember to evaluate how the project is coming along. If there’s a particular project that involves multiple people, set several reminders to check in with each person. By doing this, you ensure that everyone is on or ahead of schedule. Even though you will have lots of entries on your calendar application, it’s all worth it if it means staying on top of your work and meeting your deadlines! If you’re not a techie person, you can always opt for a custom printed calendar and place it on your desk or wall. We offer two types of calendar printing services: saddle stitched calendars and wire-o-coil calendars. #3: Organize Your Inbox ASAP We recommend creating folders or labels to properly organize the zillions of messages in your inbox. For example, if you deal with multiple clients, you need a label for Clients. You also need a label for items that are Complete and items that are Pending. Last but not least, use specific labels to coordinate where each item is in the process, such as Need More Information, Sent for Review or Waiting on Client Signature. Create folders for each item and nest them inside one another, if your email program doesn’t carry the labels feature. Either way, a perfectly organized inbox is key to staying on track and helping you verify that everything is moving forward. #4: Make a “To-Do” List with Post-Its We’re huge fans of personalized Post-Its – I mean, who isn’t? They’re so practical! Just use them throughout the day to create visual reminders of the things you need to do. Write each task on a Post-It and stick it where it can’t be missed, perhaps your computer monitor. Next, toss each Post-It away once you have completed each and every one of the items. At the end of that day, if there’s any unfinished business, simply enter it into a notebook or notepad app to create a “To-Do” list for the following day. By doing so, you can clear your workspace every night and start with a clean desk the next morning. #5: Take Advantage of a Virtual Assistant Do you have menial duties that take an eternity to complete? We all do! So here's another office organization idea to try, only this one is not custom printed. Consider hiring a virtual assistant to give you a hand if there’s no one available at the office to accomplish them. Virtual assistants can do anything from proofreading your reports to doing the tedious design work for your upcoming presentation to scheduling travel plans and making reservations. Pretty much anything you really shouldn’t be doing yourself. #6: Don’t Let Your Co-Workers Interrupt You Even though your colleagues probably mean well, their chit-chat and interruptions regarding the projects you’re working on can seriously mess up your focus, making it harder for you to get a difficult task done. Set up some kind of system to alert colleagues when you’re unavailable. Whether it’s a do not disturb custom door hanger or earphones that show them you are not to be bothered, make sure to communicate your need for quiet clearly. We hope these office organization ideas help you be more productive while making your workday a much more pleasant experience. We’d love to hear your thoughts. Please feel free to kindly leave a comment below. Don't forget to sign up now to get 30% OFF your first order!

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Cómo hacer tarjetas de presentación

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Tanto si eres un magnate de negocios establecido como un emprendedor emergente en ascenso, hay algo que no se puede negar: las tarjetas de presentación son una herramienta esencial para establecer contactos. En el mundo cada vez más digital en el que vivimos, la naturaleza táctil de una tarjeta de presentación ofrece un toque personal que simplemente no se puede replicar en línea. Esta guía completa te guiará a través del proceso de creación de tus propias tarjetas de presentación únicas utilizando la plataforma 4OVER4.COM. Además, podrá echar un vistazo a nuestra herramienta de diseño en línea fácil de usar que le permite crear tarjetas de presentación llamativas con facilidad. Aproveche el poder del diseñador en línea de 4OVER4.COM Crear tarjetas de presentación elegantes y de aspecto profesional no requiere años de experiencia en diseño gráfico. Con la intuitiva herramienta en línea de 4OVER4.COM, puede crear fácilmente sus propios diseños personalizados. La herramienta ofrece una sencilla interfaz de arrastrar y soltar y proporciona plantillas en blanco completas con pautas de impresión claras para garantizar que su contenido siempre se coloque perfectamente y nunca demasiado cerca del borde de su tarjeta. Este potente diseñador en línea permite a cualquier persona poner en marcha su negocio desde cero. La capacidad de cargar su propio diseño está ahí para aquellos que tienen una visión clara de lo que quieren. Pero para aquellos que prefieren elegir entre las plantillas existentes, tenemos una amplia biblioteca de más de 10.000 plantillas listas y esperando por usted. Estas plantillas no son simplemente imágenes estáticas; Son campos editables donde puedes agregar nombres, logotipos y personalizarlos de acuerdo con la identidad de tu marca. Una característica importante integrada en nuestro diseñador en línea es el generador de códigos QR seguros. Esta tecnología única te permite crear tarjetas de presentación basadas en códigos QR, una forma innovadora de conectarte con tus clientes digitalmente mientras mantienes el enfoque tradicional de la red física. Los clientes pueden simplemente escanear el código QR en tu tarjeta usando su dispositivo móvil para acceder a más información sobre tus servicios o productos, lo que garantiza que cada tarjeta que entregues se convierta en una herramienta de marketing dinámica. Igual de importante es la capacidad de guardar todos estos diseños directamente en nuestra plataforma. Piensa en ella como un sistema de almacenamiento en la nube para todos tus productos creativos. Puedes volver a visitar estos diseños guardados en cualquier momento, editarlos si es necesario o reutilizarlos para diferentes proyectos o campañas. Esta función no solo agiliza el proceso de diseño, sino que también permite una marca consistente en diferentes medios. En esencia, el diseñador en línea de 4OVER4.COM es más que una herramienta: es una solución integral que atiende tanto a profesionales experimentados como a emprendedores primerizos en la creación de tarjetas de presentación impactantes que realmente representen su marca. Plantillas listas para usar para diseños profesionales instantáneos de 4OVER4.COM Como se dijo, tenemos una vasta colección de más de 10,000 plantillas listas para usar plantillas diseñadas para satisfacer las necesidades de diferentes industrias y casos de uso. Estas plantillas están ordenadas por categorías, lo que le permite buscar y seleccionar fácilmente la que mejor se adapte a las necesidades de su negocio. Nuestros potentes filtros le permiten examinar esta extensa colección con facilidad. Puede filtrar las plantillas según el color, la industria, el caso de uso comercial y más. Esto no solo simplifica su búsqueda, sino que también garantiza que encuentre un diseño que se alinee con la identidad visual de su marca. Además, estas plantillas no son rígidas ni restrictivas. Por el contrario, sirven como punto de partida para su creatividad. Con nuestro potente editor, Portfoliator, puede modificar y personalizar cualquier plantilla elegida para que se ajuste a sus requisitos específicos. Ya sea que se trate de cambiar el esquema de colores o agregar nuevos elementos de diseño, las posibilidades son infinitas. La importancia de la velocidad en los negocios no se puede exagerar. En el mundo acelerado de hoy, el tiempo es dinero. Aquí es donde nuestras plantillas listas para usar brillan. Creadas por expertos, estos diseños le ahorran la molestia y el tiempo de comenzar desde cero. Todo lo que necesita hacer es cargar su logotipo o elementos de marca, modificar el diseño según sea necesario y ¡listo! Su tarjeta de presentación de aspecto profesional está lista. En esencia, nuestras plantillas listas para usar ofrecen una combinación ideal de conveniencia, flexibilidad y velocidad. Le permiten crear tarjetas de presentación visualmente impactantes que no solo se destacan, sino que también encapsulan lo que representa su marca, todo mientras ahorra tiempo y esfuerzo valiosos.

Emma Davis